Sous les feux de la rampe : quelles sont les informations à inclure obligatoirement dans vos courriels professionnels ?
Sous les feux de la rampe : quelles sont les informations à inclure obligatoirement dans vos courriels professionnels ?
Un courriel semble souvent moins formel qu'une lettre. Mais même lorsque vous envoyez des courriels de votre entreprise, vous êtes obligé d'inclure certaines mentions par défaut.
Ces mentions obligatoires ne se limitent pas aux courriers électroniques ; elles doivent figurer sur de nombreuses communications émanant de votre entreprise.
Conformément à l'article 2:20 du Code civil néerlandais, tous les actes, factures, annonces, avis, lettres, commandes, sites web et autres documents, qu'ils soient ou non sous forme électronique (y compris les courriels), émanant d'une personne morale doivent contenir les informations suivantes:
- le nom de l'entité juridique
- la forme juridique, complète ou abrégée ;
- l'indication précise du siège social de l'entité juridique ;
- le numéro d'entreprise ;
- la mention « Registre des personnes morales » ou l'abréviation « RPR », suivie de l'indication du tribunal du siège social de la personne morale ;
- le cas échéant, l'adresse électronique et le site web de la personne morale ;
- le cas échéant, le fait que l'entité juridique est en liquidation.
En outre, au moins un numéro de compte bancaire pour ceux qui commercent avec d'autres États membres de l'UE, ainsi que les codes IBAN et BIC.
Par conséquent, tout courrier électronique provenant de votre entreprise doit contenir les informations susmentionnées.
Cette disposition ne s'applique pas aux prospectus commerciaux, aux publicités et aux affiches. Remarque : si ces documents sont envoyés par courrier électronique, ce dernier doit contenir toutes les mentions obligatoires !
En cas de non-respect de ces mentions obligatoires, une sanction est possible aux frais de la personne qui contribue au non-respect. Non seulement l'entreprise elle-même, mais aussi la personne qui envoie le courrier électronique peuvent être tenues conjointement responsables des engagements pris par l'entreprise dans ce courrier.
Vous voulez en savoir plus ? Pour toutes vos questions ou pour vérifier vos conditions générales, contactez les avocats de NOMA.
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