In de kijker: welke gegevens dient u verplicht te vermelden in uw zakelijke e-mails?
In de kijker: welke gegevens dient u verplicht te vermelden in uw zakelijke e-mails?
Een e-mail lijkt vaak minder formeel dan een brief. Maar ook bij het versturen van e-mails vanuit uw onderneming bent u verplicht enkele vermeldingen standaard op te nemen.
Deze verplichte vermeldingen zijn daarbij niet beperkt tot e-mails; ze moeten op heel wat communicatie uitgaande van uw onderneming verplicht opgenomen worden.
Op basis van art. 2:20 WVV geldt dat alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders, websites en andere stukken, al dan niet in elektronische vorm (waaronder e-mails), uitgaande van een rechtspersoon de volgende gegevens dienen te vermelden:
- de naam van de rechtspersoon;
- de rechtsvorm, voluit of afgekort;
- de nauwkeurige aanduiding van de zetel van de rechtspersoon;
- het ondernemingsnummer;
- het woord “rechtspersonenregister” of de afkorting “RPR”, gevolgd door de vermelding van de rechtbank van de zetel van de rechtspersoon;
- in voorkomend geval, het e-mailadres en de website van de rechtspersoon;
- in voorkomend geval, het feit dat de rechtspersoon in vereffening is.
Daarnaast bijkomend: minstens één bankrekeningnummer voor wie handel drijft met andere EU-lidstaten, samen met de IBAN en BIC code.
Elke e-mail uitgaande van uw onderneming dient bijgevolg bovenstaande gegevens te bevatten.
Deze bepaling slaat niet op commerciële folders, advertenties of affiches. Let wel: als deze verzonden worden via e-mail, dient deze e-mail wel alle verplichte vermeldingen te bevatten!
Bij miskenning van deze verplichte vermeldingen, is een sanctie mogelijk lastens diegene die meewerkt aan de miskenning. Niet enkel de onderneming zelf, maar dus ook degene die de e-mail verstuurt, kan mede aansprakelijk worden gesteld voor de daarin door de vennootschap aangegane verbintenissen.
Meer weten? Voor al uw vragen of nazicht van uw algemene voorwaarden kunt u terecht bij NOMA advocaten
Marc is gedreven door het ondernemingsrecht. Dankzij zijn ervaring heeft hij expertise in verschillende domeinen, waaronder M&A, vennootschapsrecht, commercieel recht en vastgoedrecht. Met zijn overkoepelende blik geeft hij het gepaste juridisch advies voor uw onderneming.
Stefanie behaalde in 2014 haar diploma Master in de Rechten aan de Universiteit van Gent. In 2015 behaalde ze het diploma Master in het Notariaat, tevens aan de Universiteit van Gent. Haar loopbaan begon in het notariaat, waar ze werkzaam was van 2015 tot 2021. In augustus 2021 startte haar stage bij Marlex.
Stefanie heeft reeds expertise verworven in het bouw- en vastgoedrecht. Ze is tevens erkend als bemiddelaar in burgerlijke- en handelszaken sinds 2023.
Als ondernemer of accountant op zoek naar een ervaren advocaat fiscaal recht?
NOMA groeide de voorbije jaren uit tot een nichespecialist in fiscaal recht. Plan uw afspraak op ons kantoor, onze advocaten helpen u graag verder.
Ook interessant
Alle artikelen
Juridische tips onderweg?
Welkom bij Law by NOMA, een glasheldere blik op de juridische actualiteit. In deze podcast delen de advocaten van NOMA hun expertise. Praktisch, toegankelijk en to the point, op maat van ambitieuze ondernemers en bedrijven.