Transparantie onder druk: wat bij gebrek aan informatie binnen een vennootschap?

Transparantie is de zuurstof van elke vennootschap. Wanneer een bestuurder of aandeelhouder essentiële informatie achterhoudt, komt de samenwerking onder druk te staan. In dit artikel schetst advocaat Marlies Janssens welke juridische actiemiddelen soelaas bieden en hoe u als aandeelhouder of bestuurder doordacht kan optreden binnen het vennootschapsrechtelijk kader.

Gebrek aan informatie in een vennootschap: een praktijkvoorbeeld

Een informatieblokkering raakt niet alleen aan vertrouwen, maar ook aan de rechtsgeldige werking van het bestuursorgaan. Het onderstaande voorbeeld illustreert hoe dergelijke frictie kan uitgroeien tot een juridische patstelling.

Situatieschets | Stel dat A en B een vennootschap oprichten om samen aan projectontwikkeling te doen. A zal het operationele beheer van het project op zich nemen en B houdt zich bezig met de juridische en financiële aspecten. Naast het feit dat ze beiden aandeelhouder worden, komen A en B overeen dat ze ook elk een bestuurder mogen voordragen en dat het bestuursorgaan collegiaal zal beslissen. Maar wat als het operationele aspect vertraging oploopt en A, ondanks informeel aandringen door B, weigert om hierover voldoende toelichting te geven?

Transparantie afdwingen binnen de raad van bestuur

Toegang tot informatie is van essentieel belang binnen een collegiale raad van bestuur. De leden moeten immers met kennis van zaken gezamenlijk beslissingen kunnen nemen. Onder meer volgende principes verplichten een bestuurder om informatie te delen binnen de raad van bestuur: 
 

• Loyaliteitsplicht
• Informatieplicht
• Plicht tot handelen in het vennootschapsbelang
• Naleving van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) en statuten 
• Controlerecht van de bestuurders
   

In theorie klinkt dit mooi, maar hoe dwingt u een collega-bestuurder nu om informatie in de praktijk ook effectief te delen?

#1. Verstuur een formele oproepingsbrief voor een raad van bestuur, waarin u een overzicht biedt van welke informatie ontbreekt en aan de bestuurder in kwestie vraagt om dit gedetailleerd mee te nemen en uiteen te zetten.  

#2. Houd een raad van bestuur waarop u toelichting vraagt over de opgevraagde informatie. Tip: zeer belangrijk om de vergadering goed te (laten) notuleren. Zo kan ieders standpunt duidelijk worden weergegeven en kan u deze notulen later ook aanwenden als bewijs.

Indien de bestuurder van B niet komt opdagen tijdens de raad van bestuur of weigert deze documenten over te maken, kan A, navolgend of gelijktijdig, ook gebruik maken van zijn rechten als aandeelhouder.

Aandeelhoudersrechten bij gebrek aan informatie

Ook als aandeelhouder heeft A verschillende rechten. In het verhaal van A en B zijn vooral de volgende rechten relevant:

• Bijeenroeping van de algemene vergadering
• Vraagrecht tijdens de algemene vergadering 
• Individueel controlerecht

Indien B verder weigert zijn verantwoordelijkheid als bestuurder op te nemen, kan A daarnaast - mits zij een voldoende meerderheid heeft - ook dreigen met een bestuurdersaansprakelijkheidsvordering tegen B. Dit vereist echter een zeer voorzichtige aanpak, want bestuurders van een collegiaal orgaan zijn in principe hoofdelijk aansprakelijk. Dit betekent dat ook A het risico loopt om mee verantwoordelijk te worden gehouden voor eventuele fouten van B.

Als A meerderheidsaandeelhouder is, dan is ook het ontslag van bestuurder B in theorie mogelijk. Ook deze piste vereist echter de nodige strategische afweging, want de wettelijke verplichtingen van bestuurders zijn veel uitgebreider dan die van aandeelhouders. Door aan te dringen op ontslag, riskeert A dus om B net te ontslaan van diens belangrijkste verplichtingen.

Formele ingebrekestelling en exitmogelijkheden bij een aandeelhoudersconflict

Indien er noch op het niveau van de raad van bestuur, noch op niveau van de algemene vergadering schot in de zaak komt, dan kan A B ook formeel in gebreke stellen om de informatie te delen op grond van de bovengenoemde principes. Op deze manier creëert A een 'papieren spoor' dat van essentieel belang kan zijn om eventueel te gebruiken in een latere procedure. Als de samenwerking zodanig keldert dat aandeelhouders niet meer samen verder willen, dan zijn er tot slot verschillende exitmogelijkheden, die echter het nodige bewijs vereisen.

Voorkomen is beter dan procederen

De juiste aanpak hangt dus onvermijdelijk af van de exacte positie van A in de vennootschap: bestuurder of niet, omvang van de stemrechten en impact op de besluitvorming. In elk geval zijn de volgende zaken altijd belangrijk:

#1. Maak bij de start van de samenwerking duidelijke afspraken over hoe informatie tussen partners gedeeld zal worden, bijvoorbeeld over de frequentie, vorm en feedbackmogelijkheid.

Specifiek voor projectontwikkeling kan het bijvoorbeeld aangewezen zijn om met een gedeelde data room te werken, zodat iedereen via hetzelfde platform toegang heeft tot dezelfde informatie op hetzelfde moment.

#2. Zorg, indien de samenwerking toch vastloopt, voor een zorgvuldige dossieropbouw.

Zo kan u bij een eventuele escalatie naar de rechtbank terugvallen op een sluitend papieren spoor dat aantoont wie welke stappen heeft gezet, of nagelaten.

NOMA, juridische begeleiding bij aandeelhoudersgeschillen

Wordt u geconfronteerd met een (beginnend) aandeelhoudersgeschil? Onze advocaten vennootschapsrecht luisteren naar uw verhaal, analyseren uw unieke situatie en adviseren u over een juridisch onderbouwde en strategisch doordachte aanpak. Neem contact op.